Archiwum kategorii: Ochrona danych osobowych

Monitoring wizyjny w szkołach i placówkach oświatowych po wejściu w życie RODO

W związku z wejściem w życie w dniu 25 maja 2018 r rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) szereg przepisów polskiego prawa zostało dostosowanych do wymagań tego rozporządzenia.  Nowo uchwalona ustawa o ochronie danych osobowych zmieniła m.in. przepisy ustawy prawo oświatowe. W wyniku tego działania do ustawy prawo oświatowe został dodany przepis regulujący bezpośrednio monitoring wizyjny w szkołach i placówkach oświatowych. Do tej pory nie istniały żadne przepisy regulujące te działania w sposób bezpośredni. Wiele szkół i placówek oświatowych prowadziło monitoring wizyjny kierując się ogólnymi zasadami wywiedzionymi z różnych przepisów prawa w tym przede wszystkim z ustawy o ochronie danych osobowych, kodeksu cywilnego, Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej.

Od 25 maja 2018 r monitoring wizyjny prowadzony w szkołach i placówkach oświatowych powinien spełniać następujące wymagania:

Kamery monitoringu wizyjnego mogą działać tylko i wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia.  Monitoring wizyjny nie może stanowić środka nadzoru nad jakością wykonywania pracy przez pracowników szkoły lub placówki oświatowej.

Decyzję o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego podejmuje dyrektor szkoły lub placówki oświatowej. Decyzję tę dyrektor powinien uzgodnić z gminą lub innym organem prowadzącym szkołę lub placówkę oświatową a także skonsultować ją z radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim. Forma konsultacji oznacza, iż dyrektor nie jest związany uzyskaną opinią.

Monitoring w szkołach i placówkach oświatowych może być wprowadzony pod warunkiem wcześniejszego (na 14 dni przed uruchomieniem) poinformowania uczniów i pracowników szkoły lub placówki oświatowej o planowanym wprowadzeniu monitoringu.

Ustawa co do zasady zakazuje instalowania kamer w szeregu pomieszczeń szkolnych m.in. w klasach i innych pomieszczeniach gdzie odbywają się zajęcia wychowawcze i opiekuńcze, w pomieszczeniach w których udzielana jest uczniom pomoc psychologiczno-pedagogiczna, tzw. pokojach nauczycielskich, gabinetach profilaktyki zdrowotnej, łazienkach, szatniach i przebieralniach. Jednakże w szczególnie uzasadnionych przypadkach jeśli jest to niezbędne ze względu na istniejące zagrożenie dla realizacji celu w którym monitoring został wprowadzony obraz w tych pomieszczenia może być rejestrowany jeśli nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych uczniów, pracowników i innych osób, w szczególności jeśli zostaną zastosowane techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Nagrania uzyskane w wyniku stosowania monitoringu mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zarejestrowane czyli np. nie powinny być co do zasady wykorzystywane jako dowód niskiej jakości pracy nauczyciela.

Wszystkie nagrania z monitoringu powinny być usunięte najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od dnia nagrania, do tego czasu dane z monitoringu powinny być przechowywane w sposób zabezpieczony.

Monitorowane pomieszczenia powinny być wyraźnie oznaczone znakami piktograficznymi lub powinny być emitowane ogłoszenia dźwiękowe.

Zgodnie z ustawą dyrektor szkoły zobowiązany jest uzgodnić z organem prowadzącym środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przechowywanych nagrań obrazu oraz danych osobowych uczniów, pracowników i innych osób, które w wyniku tych nagrań można zidentyfikować.

Należy zwrócić uwagę, iż ustawa mówi o rejestracji obrazu co oznacza, że rejestracja dźwięku nawet z obrazem jest niedozwolona.

W związku z faktem, że powyższe przepisy weszły w życie już w zeszłym roku monitoring wizyjny obecnie działający w szkołach i placówkach oświatowych powinien spełniać wszystkie wspomniane wymogi.

Przygotowała:

Radca prawny Dorota Dąbrowska-Kobus

ddk@pnplaw.pl

Alert prawny – RODO wchodzi w życie

Przypominamy, że 25 maja zaczną obowiązywać przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (…), czyli tzw. RODO.

Rekomendujemy m.in.:

  • sprawdzenie, jakie dane osobowe Państwo posiadacie i określenie wszystkich ich zbiorów (np. dane pracowników, dane klientów, współpracowników, dzieci, rodziców/opiekunów) oraz czy dane te są nadal Państwu potrzebne;
  • ustalenie, czy jesteście Państwo administratorem danych, czy przetwarzającym dane w imieniu administratora;
  • ustalenie, jak dane osobowe są przechowywane (np. w formie papierowej, czy elektronicznej na serwerach, szyfrowanych plikach, itp.) i kto ma do nich dostęp;
  • ustalenie, w jaki sposób Państwo uzyskaliście dane osobowe, na jakiej podstawie prawnej je przetwarzacie (np. zgoda osoby, której te dane dotyczą) i czy osoba, której dane są przetwarzane, została o tym odpowiednio poinformowana;
  • przeprowadzenie oceny ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych przed rozpoczęciem przetwarzania danych;
  • zabezpieczenie danych (np. przy wykorzystaniu rozwiązań technologicznych i organizacyjnych).

Z poważaniem,

Zespół Redakcji i Kancelarii Peter Nielsen & Partners Law Office

 

Wytyczne GIODO w sprawie wykorzystywania monitoringu wizyjnego w szkołach

GIODO wskazuje, że obowiązujący w Polsce zakres prawnych podstaw instalowania i wykorzystywania monitoringu wizyjnego odnosi się jedynie do wybranych aspektów jego stosowania. Podstawy prawne do rejestracji obrazu mają służby związane z szeroko rozumianym bezpieczeństwem lub porządkiem publicznym (np. Policja, Straż Miejska).  Nie ma natomiast ustawowych uregulowań w tym zakresie dotyczących innych podmiotów państwowych i prywatnych, w tym osób fizycznych. W odniesieniu do podmiotów, które takich szczegółowych uregulowań nie posiadają, zastosowanie mają przepisy ustawy o ochronie danych osobowych („ustawa o GIODO”).

W związku z tym, GIODO opracował we współpracy z MEN, zbiór informacji na ten temat skierowany do placówek oświatowych.

Administratorem danych osobowych („ADO”) jest zgodnie z ustawą o GIODO, m.in. podmiot decydujące o celach i środkach przetwarzania danych osobowych (np. zbierania, usuwania, przechowywania).

Administratorem danych osobowych uczniów, ich rodziców lub opiekunów prawnych, nauczycieli i innych pracowników szkoły lub osób znajdujących się na terenie szkoły jest szkoła. Kierujący i reprezentujący ją dyrektor zobowiązany jest zapewnić w kierowanej przez siebie placówce zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych. Ponadto ponosi on odpowiedzialność za działania wszystkich osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

Szkoła (placówka oświatowa), jako ADO jest obowiązana m.in. do:

  • Przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem, w tym z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych, jak i przepisami odrębnymi, szczególnymi z zakresu szeroko rozumianego sektora oświaty;
  • Stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. ADO powinien zabezpieczyć dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, prowadzić dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych oraz zastosowane środki techniczne i organizacyjne, a także ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania. Jeśli ADO uzna za wskazane, może powołać administratora bezpieczeństwa informacji („ABI”), który będzie odpowiedzialny za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w działalności szkoły i prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez ADO;
  • Wypełniania obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 24 i art. 25 ustawy o GIODO;
  • Zgłaszania zbioru danych osobowych do rejestracji GIODO, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 43 ustawy o GIODO.

Zwolnione z obowiązku zgłoszenia do rejestracji są również m.in. zbiory danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u ADO (dotyczących kandydatów do pracy, obecnych i byłych pracowników), świadczeniem mu usług na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy o dzieło, zlecenia), czy zbiory danych dotyczące osób uczących się u ADO;

Zdaniem GIODO zwolnienie z obowiązku zgłoszenia do rejestracji nie obejmuje zbioru danych osób upoważnionych przez rodziców, czy opiekunów prawnych dziecka do ich odbioru ze szkoły (placówki oświatowej). Ponadto przesłanki zwolnienia zbioru z obowiązku rejestracji nie będą miały zastosowania do większości zbiorów związanych z monitoringiem wizyjnym w szkołach, gdyż takie zbiory obejmują również dane osób innych niż te, które zostały wskazane w tych przesłankach. Stąd w większości przypadków zbiory takie są zgłaszane przez placówki oświatowe do rejestracji GIODO.

  • Respektowania prawa do kontroli danych osobowych osób, których te dane dotyczą;
  • Zawierania pisemnych umów z podmiotami zewnętrznymi, którym ADO powierza przetwarzanie danych osobowych (np. przy prowadzeniu obsługi dzienników elektronicznych, czy całego systemu monitoringu wizyjnego zainstalowanego w danej szkole).

Monitoring wizyjny jest szczególną formą przetwarzania informacji o osobach.

  • Nie zawsze monitoring wizyjny wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych (np. jeśli monitoring służy jedynie do podglądu danego miejsca, a nagranie nie jest zachowywane na twardym dysku komputera czy innym nośniku). Ustawę o GIODO można zastosować do monitoringu, jeśli jest on wykorzystywany w celu przetwarzania (np. gromadzenia, przechowywania) danych osobowych (np. gdy obraz z kamery zawiera wizerunek osoby i jest utrwalony w systemie monitoringu na elektronicznym nośniku lub kiedy system, który jest instalowany równolegle z monitoringiem, umożliwia powiązanie konkretnych nagrań z konkretną osobą);
  • Wprowadzenie monitoringu wizyjnego w placówce oświatowej powinno być poprzedzone analizą w zakresie możliwości zastosowania innych, mniej ingerujących w prywatność środków (zasada proporcjonalności). W opinii GIODO cała społeczność szkolna (art. 39 ust. 4 ustawy o systemie oświaty) powinna współpracować z dyrektorem szkoły w kwestii podjęcia decyzji o uruchomieniu monitoringu wizyjnego na terenie placówki, po przeprowadzeniu oceny (prognozy) skuteczności tego systemu w utrzymaniu bezpieczeństwa w szkole i jego wpływu na konstytucyjne prawo do prywatności.

Tam, gdzie monitoring już istnieje, powinny być natomiast przeprowadzane konsultacje wraz z przeglądem stanu bezpieczeństwa w związku ze stosowaniem monitoringu, także w celu podjęcia decyzji, czy jego stosowanie jest nadal zasadne. Wpływ systemu monitoringu na bezpieczeństwo powinien być okresowo badany, celem stwierdzenia, czy rozwiązanie takie przynosi zamierzone skutki i nie narusza w sposób nadmierny praw osób obserwowanych;

  • Zdaniem GIODO stosowanie atrap kamer monitoringu powinno być zakazane;
  • Celem monitoringu wizyjnego powinno być zapewnienie bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrony osób i mienia, nie zaś nadzór nad efektywnością czy wydajnością wykonywanej przez pracownika (np. nauczyciela) pracy w szkole (placówce oświatowej). Zgodnie z art. 39 ust. 1 pkt 5a ustawy o systemie oświaty, to dyrektor szkoły wykonuje zadania związane z zapewnieniem bezpieczeństwa uczniom i nauczycielom w czasie zajęć organizowanych przez szkołę;
  • Każdej osobie przysługuje prawo do informacji (m.in. tablice informacyjne w widocznych miejscach) o objęciu jej monitoringiem wizyjnym oraz prawo do ochrony swojego wizerunku przed rozpowszechnianiem, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej;
  • Miejsca monitorowane powinny być wyznaczone tam, gdzie dochodzi do incydentów albo istnieje realne zagrożenie dla bezpieczeństwa, zaś niemożliwe jest objęcie takich miejsc innymi formami nadzoru, np. dyżurami nauczycieli czy pracowników szkoły. Monitoring jest niedopuszczalny w takich miejscach jak szatnie, przebieralnie, toalety, czy natryski;
  • Zgodnie z ustawą o GIODO dane osobowe powinny być przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania (okres przechowywania danych). W ocenie GIODO, w przypadku danych z monitoringu wizyjnego w placówkach oświatowych okres ten powinien być raczej liczony w dniach niż w miesiącach, o ile nie mamy do czynienia z nagraniami jakichś szczególnych incydentów (np. zagrażających bezpieczeństwu uczniów).

(źródło: giodo.gov.pl)

Autor: Mirosław Stefanik, radca prawny

Szkolenie dot. monitoringu pracowników i ochrony danych osobowych

Szanowni Państwo,

Wychodząc naprzeciw wyzwaniom związanym z wykorzystywaniem przez naszych Klientów – pracodawców najnowszych rozwiązań technologicznych w zakresie monitoringu pracowników i obiektów (np. monitoringu wizyjnego, poczty elektronicznej, Internetu, danych biometrycznych czy nagrywania rozmów telefonicznych, instalowania GPS w samochodach i telefonach służbowych i innych) oraz planowanych poważnych przyszłorocznych zmianach w prawie dot. ochrony danych osobowych, chcielibyśmy zaproponować naszym Klientom przeprowadzenie szkolenia dotyczącego powyższych tematów.

Szkolenie dotyczyłoby zagadnień związanych z monitorowaniem pracowników i obiektów oraz ochroną danych osobowych pracowników, w szczególności w kontekście monitorowania. Planujemy, aby szkolenie odbyło się w naszej Kancelarii między marcem a kwietniem 2017 r.

Szkolenie jest skierowane przede wszystkim do właścicieli, kadry zarządzającej, działów księgowości, działów marketingu oraz osób zajmujących się przetwarzaniem danych osobowych pracowników i wdrażaniem nowych rozwiązań technologicznych.

Szkolenie będzie odpłatne.

Szkolenie poprowadzą nasi specjaliści:

  • mec. Dorota Dąbrowska-Kobus (z zakresu prawa pracy) oraz
  • mec. Mirosław Stefanik (z zakresu ochrony danych osobowych).

W przypadku zainteresowania ww. szkoleniem oraz w celu uzyskania dalszych informacji, prosimy o kontakt z Panią Moniką Pięcek (mail: mp@pnplaw.pl, tel.: 22 59 29 013).